Autor: Ewelina Mackiewicz, Notariusz  ·  20.05.2026  ·  Zaktualizowano: 22.05.2026

Zakup mieszkania na rynku wtórnym to jedna z największych decyzji finansowych w życiu – i jeden błąd w dokumentacji może opóźnić transakcję o tygodnie lub narazić kupującego na poważne ryzyko prawne. Poniższa lista pomoże Ci sprawnie przygotować się do podpisania aktu notarialnego w naszej Kancelarii na Powiślu.

Weryfikacja dokumentów – jak chronić kupującego i na co uważać?

Zadaniem notariusza jest nie tylko sporządzenie aktu, ale przede wszystkim ochrona obu stron transakcji. Każdy dokument dostarcza odpowiedzi na kluczowe pytanie: czy sprzedający ma pełne i niepodważalne prawo do sprzedaży tej konkretnej nieruchomości?

Wiele zaświadczeń ma określony termin ważności – niektóre tracą aktualność po 30 dniach. Warto skontaktować się z naszą Kancelarią przed wizytą, przesłać skany podstawowych dokumentów i otrzymać indywidualną listę tego, czego brakuje do aktu.

Nie każda nieruchomość wyglądająca na wolną od problemów okaże się taka po dokładnej weryfikacji. Poniższe sygnały ostrzegawcze warto sprawdzić zanim złożysz ofertę lub podpiszesz umowę przedwstępną.

• Wpisy w dziale III KW – służebności (np. drogi koniecznej, mieszkania), roszczenia byłych małżonków lub eksmitowanych lokatorów mogą znacząco utrudnić korzystanie z nieruchomości lub zablokować jej dalszą odsprzedaż.
• Hipoteka w dziale IV – jeśli sprzedający spłaca kredyt hipoteczny, konieczne jest uzyskanie od jego banku promesy zwolnienia hipoteki. 
• Rozbieżność metrażu – powierzchnia ujawniona w KW może różnić się od danych w ewidencji gruntów i budynków. Różnica wpływa na cenę przedmiotu transakcji, a cena wpływa na wycenę aktu notarialnego i podatek.
• Brak czytelnej podstawy nabycia – jeśli sprzedający nie potrafi wskazać dokumentu, na podstawie którego stał się właścicielem, jest to sygnał wymagający pogłębionej weryfikacji w kancelarii przed zawarciem jakiejkolwiek umowy.

Podstawa nabycia i księga wieczysta

Pierwszym dokumentem do weryfikacji jest podstawa nabycia: dowód, w jaki sposób sprzedający wszedł w posiadanie mieszkania. Najczęściej jest to wypis aktu notarialnego – umowy sprzedaży, darowizny lub zamiany.

Jeśli nieruchomość pochodzi ze spadku, zasiedzenia lub sądowego nieodpłatnego zniesienia współwłasności, wymagane jest dodatkowo zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające uregulowanie podatku od spadków i darowizn (lub zwolnienie z niego, czy też stwierdzające, że podatek przedawnił się). Bez tego dokumentu notariusz nie może przeprowadzić transakcji – wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy.

Numer księgi wieczystej (KW) jest punktem wyjścia każdej transakcji. Notariusz może samodzielnie pobrać jej treść z systemu elektronicznego, ale strony powinny znać numer już na etapie umawiania wizyty. W księdze sprawdzamy pięć działów:

• Dział I - O - opis nieruchomości: metraż, położenie, liczba pomieszczeń,
• Dział I-SP - uprawniena przysługujące właścicielowi nieruchomości,
• Dział II - dane właściciela: czy zgadzają się z osobą sprzedającą,
• Dział III - prawa, roszczenia i ograniczenia (np. służebność, prawo dożywocia),
• Dział IV - hipoteki: kluczowe, jeśli lokal był kupowany na kredyt.

Zaświadczenia: spółdzielnia, zameldowanie, rewitalizacja i energia

Niezależnie od formy własności, niezbędne jest zaświadczenie o braku zaległości w opłatach eksploatacyjnych (czynsz, fundusz remontowy). Wystawia je Wspólnota Mieszkaniowa.

W przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu wymagane jest ponadto zaświadczenie spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu.

Zaświadczenie o braku osób zameldowanych chroni kupującego przed sytuacją, w której ktoś zameldowany w lokalu odmawia wymeldowania po transakcji. Sam meldunek nie daje prawa do lokalu, ale jego usunięcie na drodze administracyjnej może trwać miesiącami.

Zaświadczenie o obszarze rewitalizacji potwierdza, czy budynek nie leży w Specjalnej Strefie Rewitalizacji. Jeśli tak, gmina może mieć ustawowe prawo pierwokupu – transakcja musi wtedy odbyć się dwuetapowo: umowa warunkowa, a dopiero po rezygnacji gminy – umowa przenosząca własność.

Sprzedający ma ustawowy obowiązek przekazania kupującemu świadectwa charakterystyki energetycznej. Dokument sporządza uprawniony audytor energetyczny – jego wystawienie może potrwać kilka dni, warto więc zadbać o to z wyprzedzeniem. Notariusz odnotowuje fakt przekazania świadectwa w treści aktu notarialnego.

Zakup na kredyt hipoteczny – dodatkowe dokumenty bankowe

Jeśli transakcja jest finansowana kredytem, do aktu notarialnego potrzebne są:

• umowa kredytowa,
• dane do ustanowienia hipoteki na rzecz banku kredytującego (tzw. zaświadczenie/oświadczenie Banku o ustanowieniu hipoteki).

Warto też przygotować numer rachunku bankowego sprzedającego oraz potwierdzenie wpłaty zadatku (jeśli był płacony), aby notariusz mógł prawidłowo rozliczyć ostateczną kwotę do zapłaty.

Umowa przedwstępna – czy warto zawrzeć ją u notariusza?

Umowa przedwstępna to dokument, w którym obie strony zobowiązują się do zawarcia umowy sprzedaży w przyszłości – zazwyczaj po uzyskaniu przez kupującego decyzji kredytowej lub po uregulowaniu stanu prawnego nieruchomości przez sprzedającego. Można ją zawrzeć w dwóch formach:

• Forma zwykła (pisemna) – tańsza i szybsza. Wadą jest ograniczona ochrona: w razie uchylania się sprzedającego kupujący może jedynie dochodzić zwrotu zadatku w podwójnej wysokości, ale nie może przymusić do zawarcia umowy sprzedaży na drodze sądowej.
• Forma notarialna – daje kupującemu silniejszą ochronę prawną: możliwość sądowego dochodzenia zawarcia umowy przyrzeczonej (art. 390 § 2 k.c.) oraz – po ujawnieniu roszczenia w księdze wieczystej – pierwszeństwo przed późniejszymi nabywcami i wierzycielami.

Warto pamiętać o różnicy między zadatkiem a zaliczką: zadatek przepada, gdy od umowy odstępuje kupujący, a sprzedający zwraca go w podwójnej wysokości przy własnym odstąpieniu. Zaliczka natomiast zawsze podlega zwrotowi – niezależnie od przyczyny niewykonania umowy.

Ile kosztuje akt notarialny przy zakupie mieszkania?

Całkowity koszt transakcji u notariusza składa się z kilku elementów. Przy zakupie na rynku wtórnym największą pozycję stanowi zazwyczaj podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) – 2% wartości rynkowej nieruchomości, który płaci kupujący.

Taksa notarialna jest regulowana rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości i zależy od wartości transakcji (stawki maksymalne brutto, orientacyjnie):

Podane kwoty to stawki maksymalne brutto (z VAT 23%) uwzględniające obniżkę o 50% przewidzianą w §6 rozporządzenia — dotyczy sprzedaży lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego. W praktyce notariusz może zastosować niższą taksę. Do tego dochodzą:

• Opłata sądowa za wpis prawa własności do KW – 200 zł,
• Opłata za wpis hipoteki – 200 zł (przy zakupie na kredyt),
• Wypisy aktu notarialnego – 6 zł netto za każdą stronę (+ VAT); liczba wypisów zależy od specyfiki transakcji.

Zwolnienie z PCC (art. 9 pkt 17 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych) przysługuje kupującemu, któremu w dniu sprzedaży i przed tym dniem nie przysługiwało żadne z poniższych praw ani udział w tych prawach:

• prawo własności lokalu mieszkalnego, stanowiącego odrębną nieruchomość,
• prawo własności budynku mieszkalnego jednorodzinnego,
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego albo domu jednorodzinnego.

Szczegółowe wyliczenie kosztów dla konkretnej transakcji przygotujemy na prośbę – wystarczy podać wartość nieruchomości i formę finansowania.

Najczęstsze pytania o zakup mieszkania z rynku wtórnego

Masz wątpliwości co do swojej sytuacji? Każda nieruchomość ma inną historię prawną – czasem wymagane dokumenty różnią się od powyższej listy. Przed planowaną transakcją zapraszamy do kontaktu z Kancelarią Notarialną Eweliny Mackiewicz na Powiślu. Po przesłaniu skanu podstawy nabycia i numeru KW przygotujemy indywidualną listę dokumentów dokładnie pod Twoją transakcję.

Podstawa prawna

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, art. 158 (forma aktu notarialnego), art. 535 i nast. (umowa sprzedaży)
• Ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece
• Ustawa z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji (prawo pierwokupu gminy)
• Ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków