Poświadczenie podpisu u notariusza –
kiedy wystarcza zamiast aktu
Autor: Ewelina Mackiewicz, Notariusz · 5.06.2026
Nie każda sprawa u notariusza wymaga pełnego, kosztownego aktu notarialnego. Bardzo często wystarcza poświadczenie podpisu – szybka i tania czynność, w której notariusz potwierdza, że dany podpis jest własnoręczny. To rozwiązanie mylone bywa z pełnomocnictwem i z aktem notarialnym, choć różni się od nich zasadniczo. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest poświadczenie podpisu, jakie są jego rodzaje, ile kosztuje i kiedy w zupełności wystarcza.
W naszej Kancelarii Notarialnej na warszawskim Powiślu, w centrum Warszawy, poświadczenia należą do najczęstszych czynności „od ręki". Poniżej tłumaczymy temat prostym językiem, tak aby przed wizytą wiedzieć, czego się spodziewać.
Czym jest poświadczenie notarialne
Poświadczenie notarialne to czynność, w której notariusz urzędowo potwierdza określony fakt związany z dokumentem lub osobą – na przykład to, że podpis jest własnoręczny albo że kopia jest zgodna z okazanym oryginałem. Inaczej niż przy akcie notarialnym, notariusz nie tworzy tu treści dokumentu ani nie odpowiada za jej poprawność – potwierdza wyłącznie konkretną okoliczność.
Najpopularniejszym rodzajem jest poświadczenie własnoręczności podpisu. Polega ono na tym, że osoba składa podpis w obecności notariusza albo uznaje przed nim za własny podpis złożony wcześniej. Notariusz umieszcza wówczas na dokumencie klauzulę poświadczającą.
Rodzaje poświadczeń notarialnych
Prawo o notariacie przewiduje kilka rodzajów poświadczeń. Najczęściej spotkasz się z czterema:
| Rodzaj poświadczenia | Co potwierdza notariusz | Typowe zastosowanie |
|---|---|---|
| Własnoręczność podpisu | Że podpis pod dokumentem jest własnoręczny | Zbycie udziałów w spółce, pełnomocnictwa, zgody, oświadczenia |
| Zgodność kopii z oryginałem | Że odpis/kopia są zgodne z okazanym dokumentem | Dyplomy, umowy, dokumenty urzędowe składane w instytucjach |
| Data pewna | Że dokument istniał w określonym dniu (data okazania) | Umowy, gdy przepis wymaga urzędowego potwierdzenia daty |
| Pozostawanie osoby przy życiu | Że dana osoba żyje (lub przebywa w danym miejscu) | Świadczenia z zagranicy, niektóre formalności rentowe |
Najczęściej wybierane są dwa pierwsze – poświadczenie podpisu i poświadczenie zgodności kopii z oryginałem. To one załatwiają większość codziennych spraw urzędowych i biznesowych.
Poświadczenie podpisu a pełnomocnictwo – częsta pomyłka
Wiele osób myli poświadczenie podpisu z pełnomocnictwem. To dwie różne rzeczy:
- Pełnomocnictwo to dokument, w którym upoważniasz inną osobę do działania w Twoim imieniu. Może mieć formę aktu notarialnego (np. do sprzedaży nieruchomości) albo zwykłą – z podpisem poświadczonym notarialnie,
- Poświadczenie podpisu to tylko potwierdzenie, że podpis na dokumencie (jakimkolwiek – także na pełnomocnictwie) jest własnoręczny.
Innymi słowy – poświadczenie podpisu bywa elementem ważnego pełnomocnictwa, ale samo w sobie nikogo do niczego nie upoważnia. Więcej o rodzajach i odwoływaniu pełnomocnictw przeczytasz w artykule pełnomocnictwo notarialne – kiedy jest wymagane i jak je odwołać.
Kiedy wystarczy poświadczenie podpisu, a kiedy potrzebny jest akt notarialny
To kluczowe pytanie, bo decyduje o kosztach i czasie. Z grubsza zasada jest taka: poświadczenie podpisu wystarcza wszędzie tam, gdzie ustawa nie wymaga formy aktu notarialnego.
Poświadczenie podpisu zwykle wystarcza m.in. przy:
- zbyciu udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (wymagane podpisy poświadczone notarialnie),
- pełnomocnictwach do niektórych czynności (np. rejestracja samochodu, sprawy urzędowe),
- zgodzie rodzica na wyrobienie dziecku paszportu lub na wyjazd za granicę,
- oświadczeniach i wnioskach składanych w urzędach i bankach.
Pełny akt notarialny jest natomiast konieczny przede wszystkim przy:
- sprzedaży i darowiźnie nieruchomości (mieszkania, działki, domu),
- ustanowieniu hipoteki czy służebności,
- umowie majątkowej małżeńskiej (intercyzie),
- oświadczeniu o poddaniu się egzekucji.
Zanim umówisz się na kosztowny akt notarialny, warto sprawdzić, czy w Twojej sprawie nie wystarczy zwykłe poświadczenie podpisu – różnica w cenie bywa kilkudziesięciokrotna.
Jak wygląda wizyta i co zabrać
Poświadczenie podpisu to jedna z najszybszych czynności notarialnych – zwykle trwa kilka minut. Aby przebiegła sprawnie, przygotuj się do wizyty w kancelarii w Śródmieściu.
Co zabrać na poświadczenie podpisu?
Na wizytę przygotuj:
- - ważny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport),
- - dokument, na którym ma być poświadczony podpis (najlepiej jeszcze niepodpisany),
- - przy poświadczeniu zgodności kopii – oryginał dokumentu do okazania,
- - jeśli podpisujesz w imieniu firmy – dane spółki (numer KRS).
Pamiętaj o ważnej zasadzie: podpisu nie składaj wcześniej w domu. Własnoręczność podpisu poświadcza się przez jego złożenie w obecności notariusza albo przez uznanie przed notariuszem podpisu złożonego wcześniej.
Ile kosztuje poświadczenie podpisu u notariusza
Koszt poświadczenia jest niski i z góry określony w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości. Poniżej najczęstsze stawki maksymalne:
| Rodzaj czynności | Stawka maks. (netto) | Z VAT (brutto) |
|---|---|---|
| Poświadczenie podpisu na pełnomocnictwie i innych dokumentach (za podpis) | 20 zł | 24,60 zł |
| Poświadczenie podpisu na dokumencie określającym wartość pieniężną | 1/10 taksy aktu, maks. 300 zł | maks. 369 zł |
| Poświadczenie zgodności kopii z oryginałem (za stronę) | 6 zł | 7,38 zł |
Jak widać, w większości codziennych spraw poświadczenie podpisu kosztuje zaledwie kilkadziesiąt złotych – nieporównanie mniej niż pełny akt notarialny liczony od wartości. Aktualne stawki innych czynności znajdziesz na stronie opłaty notarialne, a listę dokumentów do typowych spraw – w przewodniku checklista dokumentów przy zakupie mieszkania.
Najczęściej zadawane pytania
Przy poświadczeniu podpisu notariusz potwierdza wyłącznie, że dany podpis jest własnoręczny – nie odpowiada za treść dokumentu, którą przygotowujesz samodzielnie. Akt notarialny to dokument w całości sporządzany przez notariusza, który czuwa nad jego treścią i zgodnością z prawem. Poświadczenie podpisu jest więc tańsze i szybsze, ale stosuje się je tylko tam, gdzie prawo nie wymaga pełnej formy aktu.
Maksymalna taksa za poświadczenie własnoręczności podpisu na pełnomocnictwach i innych dokumentach wynosi 20 zł netto (24,60 zł brutto) za podpis. Jeżeli dokument określa wartość pieniężną, stawka to 1/10 taksy, jaka należałaby się za akt notarialny, jednak nie więcej niż 300 zł netto. Poświadczenie zgodności kopii z oryginałem kosztuje 6 zł netto za każdą stronę.
Poświadczenie podpisu to czynność szybka, którą zwykle wykonuje się od ręki, ale dla pewności warto wcześniej zadzwonić i potwierdzić termin. Pamiętaj, by podpisu nie składać wcześniej – własnoręczność podpisu poświadcza się przez jego złożenie w obecności notariusza albo przez uznanie przed nim podpisu złożonego wcześniej.
Poświadczenie podpisu wystarcza m.in. przy zbyciu udziałów w spółce z o.o., pełnomocnictwach do niektórych czynności, zgodzie na paszport dziecka czy oświadczeniach urzędowych. Pełny akt notarialny jest konieczny tam, gdzie wymaga tego ustawa – przede wszystkim przy sprzedaży i darowiźnie nieruchomości, ustanowieniu hipoteki czy umowie majątkowej małżeńskiej.
Przy samym poświadczeniu podpisu notariusz potwierdza własnoręczność podpisu, a nie poprawność czy zgodność z prawem treści dokumentu – tę przygotowujesz samodzielnie. Notariusz może jednak odmówić dokonania czynności sprzecznej z prawem. Jeśli zależy Ci na tym, by ktoś zadbał o prawidłową treść dokumentu, właściwą formą jest akt notarialny.
Data pewna to notarialne poświadczenie daty okazania dokumentu – notariusz stwierdza, że dany dokument istniał w określonym dniu. Ma to znaczenie wtedy, gdy przepisy uzależniają skutki czynności od urzędowego potwierdzenia daty (tzw. forma pisemna z datą pewną). To również jeden z rodzajów poświadczeń notarialnych.
Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie, art. 79 pkt 2 (poświadczenia), art. 96 (rodzaje poświadczeń), art. 88 (poświadczenie własnoręczności podpisu)
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, art. 81 (data pewna)
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (Dz.U.2024.1566), § 13 (stawki za poświadczenia)
Potrzebujesz poświadczenia podpisu? Zapraszamy
Poświadczenie podpisu czy zgodności kopii wykonujemy szybko, zwykle od ręki. Zapraszamy do Kancelarii na Powiślu, w centrum Warszawy, pon.–pt. 9:00–17:00.
Zadzwoń: 22 258 51 87 Napisz do nas